به گزارش خبرنگار حوزه دانشگاه و سیاست گروه دانشگاه خبرگزاری آنا، با گسترش و توسعه فناوری در کشور بسیاری از سازمان‌ها به سمت یکپارچه‌سازی امور پیش رفته‌اند چراکه یکپارچه‌سازی می‌تواند از پراکندگی و هزینه‌های اضافی بکاهد و امور انجام‌شده را به‌صورت شفاف در اختیار مدیران عالی سازمان‌ها قرار دهد.

مدتی است که دانشگاه آزاد اسلامی به‌عنوان سازمانی که زیرمجموعه‌های متعددی دارد، به سمت یکپارچگی امور پیش می‌رود. بهروز طهماسب کاظمی، مشاور برنامه‌ریزی راهبردی رئیس دانشگاه آزاد اسلامی در توضیح لزوم یکپارچه‌سازی در دانشگاه آزاد اسلامی می‌گوید: پرهزینه بودن، لختی، انعطاف‌ناپذیری و تمرکز بیش از حد از ویژگی‌های سازمان مدیریت گذشته دانشگاه بود که زیر سایه سنگین نظم حاصل از بوروکراسی آهنین بین واحدها و سازمان مرکزی پنهان شده بود. اضافه کردن مأموریت‌ها و فعالیت‌های سیستم هر روز به پیچیدگی و سنگینی سازمان در تصمیم‌گیری می‌افزود و کوچک‌سازی ساختار در واحدها و سازمان مرکزی و سبک کردن بار نیروی انسانی در این سیستم بدون داشتن یک نظام هوشمند اطلاعاتی، نتیجه‌ای جز قفل شدن سیستم، به تأخیر افتادن امور، از دست رفتن فرصت‌ها و ایجاد چالش‌های بزرگ‌تر در پی نداشت.

یکپارچه‌سازی راه علاج سیستم معیوب

وی ادامه می‌دهد: تنها علاج راهبردی این چالش‌ها که در اثر ساختار تصمیم‌گیری غیریکپارچه اما متمرکز مدیریت دانشگاه به وجود آمده بود، ایجاد هر چه سریع‌تر سامانه‌های یکپارچه داده‌ها و اطلاعات دانشگاه و متناسب‌سازی و هماهنگ کردن سازمان مدیریت دانشگاه با این سامانه‌ها است.

در این مسیر اولین خدمات دانشگاه که باید یکپارچه می‌شد مربوط به امور آموزشی است. در این زمینه سامانه آموزشیار به‌عنوان اولین سامانه یکپارچه معرفی شد و اکنون 500 واحد دانشگاه آزاد اسلامی با حضور بیش از یک میلیون دانشجو از این سامانه استفاده می‌کنند. البته مشکلاتی در زمینه استفاده از این سامانه وجود دارد که مسئولان دانشگاه آزاد اسلامی برای رفع آن تلاش می‌کنند.

چرایی خروج از سامانه‌های قبلی

دکتر محمدمهدی طهرانچی، رئیس دانشگاه آزاد اسلامی درباره علت خروج از سامانه‌های قبلی می‌گوید: اولاً در آن سامانه یکپارچگی وجود نداشت و دانشجو زمانی که می‌خواست از یک واحد به واحد دیگر برود، باید مجدداً شماره دانشجویی می‌گرفت و به اتفاقات کاملاً محلی و موضعی هدایت می‌شد. بخشنامه‌ها خیلی مواقع در سیستم اعمال نمی‌شد و برای دانشجویان در زمان فارغ‌التحصیلی مشکلات زیادی به وجود می‌آمد؛ به عنوان نمونه برنامه درسی رشته‌های مهندسی در سال 98 تغییراتی کرد که این تغییرات به واحدها بخشنامه شد، اما برخی واحدها آن را اعمال ‌کردند و برخی دیگر آن را به تأخیر انداختند. برخی نیز اعمال نمی‌کردند و کسی هم متوجه نمی‌شد تا زمان فارغ‌التحصیلی که دانشجو با مشکل مواجه می‌شد.

یکپارچه‌سازی و جلوگیری از جعل مدرک

اما این سامانه مزایای زیادی دارد که در صورت حل مشکلات کنونی، می‌تواند در بسیاری از امور راهگشا باشد. یکی از معضلات دانشگاه آزاد اسلامی جعل مدرک به نام این دانشگاه است، سامانه آموزشیار می‌تواند جلوی این تخلف علمی را بگیرد. به گفته دکتر محمدمهدی طهرانچی، رئیس دانشگاه آزاد اسلامی؛ در سامانه قبلی دانشگاه مشکلات زیادی وجود داشت و یک تهدید سامانه سابق این بود که مدرک دانشگاه آزاد را به قیمت‌هایی مثلاً ۶۵ میلیون به فروش می‌رساندند. مؤسسه‌ای در ازای ۶۵ میلیون تومان، از ۱۲۰ واحد درسی کارنامه تولید و متقاضی پس از گذراندن ۲۰ واحد درسی در یکی از واحدها مدرک دریافت می‌کرد. اخیراً هم متأسفانه نسخه نرم‌افزاری بیرون از دانشگاه پیدا شده و چون مجموعه متعهدی نیز پشت نرم‌افزار‌های قبلی نبود، مجبور شدیم برای صیانت از دانشگاه سریع وارد عمل شویم.

وی می‌گوید: مثلاً در یک واحد دانشگاهی ۶۰۰ شماره دانشجویی ثبت شده بود که واحد را پیدا نمی‌کردیم بعد از آن متوجه شدیم که این واحد به‌عنوان خوابگاه اجاره شده و به دانشجویان شماره دانشجویی می‌داد و از آن‌ها شهریه اخذ می‌کرد.

شفافیت با پرداخت‌های یکپارچه به دانشگاه

از دیگر مزایای سامانه یکپارچه آموزشیار این است که دانشجویان می‌توانند در سامانه آموزشیار امور مالی و شهریه‌ای خود را به صورت یکپارچه انجام دهند و اینگونه همه پرداختی‌ها به دانشگاه مشخص است چراکه پرداختی‌های دانشگاه به یک حساب واحد واریز می‌شود و قطعاً نظارت بر این ارقام سهل‌تر خواهد شد. طهرانچی در این باره می‌گوید: تمامی مسائل مربوط به پرداخت و تقسیط شهریه و دیگر موارد مالی از طریق این سامانه صورت می‌گیرد و هیچ‌گونه دریافتی خارج از این سامانه در واحدها انجام نخواهد شد، پیش از آغاز به کار سامانه آموزشیار، هیچ رویه یکسانی در واحدهای دانشگاه آزاد اسلامی وجود نداشت که با راه‌اندازی این سامانه، مشکل مرتفع شد. در واقع با راه‌اندازی سامانه آموزشیار، تمامی امور دانشگاه یکپارچه شده و تاکنون 7 میلیون داده در این سامانه بارگذاری شده است.

قطعاً تغییرات با مشکلاتی همراه خواهد بود، به گفته دکتر طهرانچی؛ «هر زمان آموزشیار راه‌اندازی می‌شد باز هم اعتراضات وجود داشت.» بنابراین لازم است که استفاده‌کنندگان از رویکردهای جدید صبور باشند تا اشکالات برطرف شود و منافع بهره‌برداری از سامانه‌های یکپارچه نمایان شود.

انتهای خبر/7050/